個人情報保護方針
株式会社オーテックス（以下「弊社」といいます。）は、情報関連機器並びにソフトウェアの開発・導入支援及びメンテナンスを核とした事業活動を行っています。
弊社は、現代の高度情報社会において個人情報の保護が極めて重要な社会的責務であることを深く認識し、以下の方針に基づき、個人情報保護マネジメントシステムを構築します。
- 法令等の遵守
弊社は、個人情報の保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報の保護に万全を尽くします。 - 個人情報の取得、利用及び提供
弊社が取り扱う個人情報は、事業の内容及び規模を考慮し、利用目的の範囲に限定して、適切に取得・利用・提供し、目的外利用をいたしません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。 - 適正な取得
弊社が個人情報を取得するにあたっては、適法かつ公正な手段により行います。 - 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正
個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策及び是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティ体制を継続的に向上させます。 - 従業者の義務
従業者は、業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせたり、または不当な目的で利用したりすることを厳に慎み、この方針に基づく義務を遵守いたします。 - 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
弊社は、全従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報マネジメントシステム（弊社が保有する個人情報を保護するための方針、規程、基準、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステム）を策定し、実施し、維持し、継続的に改善します。
本方針は、外部公開するとともに全従業者に周知し、各自の教育、啓発に努め個人情報保護意識の向上を図ります。本方針並びに個人情報に関してのお問合せ・ご相談・苦情等には、適切に対応いたします。株式会社オーテックス 個人情報相談窓口（TEL．0564-54-5741）迄、ご連絡をお願いします。
株式会社オーテックス
代表取締役 宮田 勇人
２０１８年４月１日 制定
- 改訂
個人情報の取り扱いに関して
株式会社オーテックス（以下「弊社」といいます。）では、個人情報を厳重に管理するために、以下の内容を実施します。
- 個人情報は、弊社の個人情報保護マニュアルや安全管理規程に従って適正に管理します。
- 弊社では、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。また、弊社が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示いたします。
（１）情報関連機器並びにソフトウェア開発・導入支援及びメンテナンス
（２）営業活動、顧客管理のため
（３）従業員管理のため
（４）従業員採用のため
弊社が前項に記載された以外の目的で個人情報を利用しようとする場合は、事前にご本人様にその旨をお知らせし、同意を得た上で利用いたします。 - 個人情報は、処理のために当事務所の基準を満たす委託先に業務委託することがあります。なお、委託先以外の第三者に対しては、原則ご本人様の同意なしでは提供いたしません。
- 個人情報は、ご本人様確認の上、開示・訂正等を行います。その場合、郵送代金実費分はご請求者様にご負担いただきます。ただし、受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。詳細につきましては、個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。
- 個人情報を与えて頂くことは任意ですが、個人情報の不足・不備が生じた場合、適切なサービスを提供できないことがあります
- 個人情報に関するご相談・苦情は、以下の連絡先までお申し出ください。
＜連絡先＞ 株式会社 オーテックス
担当：管理責任者 代表取締役 宮田 勇人（TEL. 0564-54-5741） - 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称: 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先 : 認定個人情報保護団体事務局
住 所 : 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話番号 : 03-5860-7565 ／ 0120-700-779 （当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません）
個人情報の開示等請求手続きのご案内
弊社では、以下に示します開示等請求手続きにより、弊社がお預かりしています個人情報を開示します。また、事実と異なる場合、個人情報の訂正に応じます。
- 開示対象となる個人情報
開示対象となる個人情報は、弊社のデータベース、または検索可能な状態に整理された弊社の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、弊社が業務受託しているに過ぎず、弊社に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。 - 開示対象となる個人情報の利用目的
開示対象となるすべての個人情報の利用目的は、下記のとおりです。
①会話支援機器使用者情報
会話支援機器の管理、機器貸与サービス提供のため
②採用応募者情報
採用選考及び合否連絡のため
③従業員情報
入社時従業者登録及び労働管理のため
④問い合わせ情報
問い合わせ対応のため - 個人情報の開示請求の手続き
開示等の請求をご希望の場合には、下記の開示請求先へのご連絡をお願い致します。ご要望に応じて、「個人情報開示訂正等依頼書」をご本人にお送り致します。ご本人が請求項目(開示・訂正・利用停止等)を弊社指定の申請書「個人情報開示訂正等依頼書」に必要事項を記載した後、本人確認書類、請求の内容によっては返信用封筒を同封の上、郵便書留にてお送りください。「個人情報開示訂正等依頼書」は、弊社より郵送させて頂きます。（利用目的の通知、開示の請求の場合に限り、手数料として、郵送代金実費分をご本人様にて負担頂きます。あらかじめご了承ください。） - 開示等の請求先
以下の窓口まで弊社所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求ください。
〒444-0878
愛知県岡崎市竜美東１－７－１４
株式会社 オーテックス 個人情報管理責任者 : 宮田 勇人 - 本人確認
本人確認のため、氏名、住所、電話番号を確認させていただきます。郵送書類に、運転免許証（表・裏ともに）、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを添付してください。
※この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了いたしましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。
※開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、本人確認書類についてお客様より提出していただけなかった場合は開示請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。 - 弊社からの回答
個人情報の開示等の可否につきましては、書類到着後原則３０日以内に回答いたします。また、開示、訂正などの結果につきましては、弊社からの郵送での回答となります。 - 開示請求者が開示本人とは異なる場合
原則としてご本人からの開示請求を受け付けます。その際、誤った情報があった場合は、直ちに訂正などの処置を行ないます。ご本人と異なる方が開示請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を同封してください。 - 個人情報の安全管理のために講じた措置について
弊社では、個人情報をより適切に扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護宣言（個人情報保護方針）、個人情報保護規程を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、個人情報を扱う際は、組織的・人的・物理的・技術的観点に基づき安全管理措置を講じております。
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